Le choix d’un fournisseur pour une entreprise industrielle

Il n’est jamais facile de sélectionner des fournisseurs et de faire en sorte que la relation dure dans le temps tout en maintenant le même niveau d’exigence et de qualité.
C’est pourquoi nous avons décidé d’écrire ce petit guide, qui on l’espère vous aidera dans le choix de vos fournisseurs et de son maintien dans la durée.

*PULSA Academy a pour but de démocratiser le monde industriel et de rendre accessible au plus grand nombre le savoir pour travailler dans l’industrie.

Une fois la « short list » établie, il faut maintenant faire une demande de devis à chaque fournisseur afin de connaître la solution ou le produit proposé et le prix qui en découle. Cette étape est capitale et vous permettre d’avoir déjà de nombreuses informations :

• Préambule :

Il est important de préciser que la rédaction d’un cahier des charges identique pour tous les fournisseurs vous permet de comparer au mieux chaque proposition.
Nous conseillons vivement pour la sélection de votre fournisseur de faire une comparaison iso périmètre, ce qui signifie que l’on compare la même chose pour chaque devis fournisseur.

• Le délai de réponse à ma demande :

Lorsque vous faite une demande de devis, nous vous conseillons d’attacher une importance toute particulière au temps que va mettre le fournisseur à vous répondre. Un fournisseur sérieux vous enverra le devis dans les délais annoncés.

• La précision du devis :

Un devis, pour pouvoir être comparé doit être précis et inclure les éléments demandés au cahier des charges (si ceux-ci peuvent être fournis par le fournisseur). Le devis doit également mentionner le délai de réalisation ou de livraison et les conditions de paiement.

• Le prix

C’est l’élément incontournable pour tout client, le prix du devis.
Après avoir vérifié que le service ou le produit réalisait bien la fonction demandée et que les fournisseurs sélectionnés sont sérieux, on pourrait penser que le seul élément de comparaison restant est le prix.
Selon nous, c’est à ce moment-là que l’on peut faire le mauvais choix. Trois éléments supplémentaires doivent être étudiés : La qualité, la confiance et le service

• La qualité

Selon votre besoin, la qualité du service ou du produit que vous allez commander est incontournable. Aller absolument au moins disant peut engendrer un mauvais achat et des coûts cachés qui en résultent.
Nous avons trop souvent constaté dans nos parcours professionnels des entreprises qui ont acheté une seconde fois un produit ou service car le fournisseur initial n’a pas fait du travail de qualité.
Il est possible d’acheter au moins disant, mais il faut s’assurer de la qualité livrée.

• La confiance en votre interlocuteur et à l’entreprise.

C’est un point qui est souvent négligé, mais la confiance et le « feeling » que vous attachez à l’entreprise et/ou votre interlocuteur à aussi son importance.
Si l’interlocuteur est sérieux, répond à vos interrogations et propose des solutions, c’est un bon point.

• Le service

Ce point ne doit pas être éludé, en effet, il faut vérifier si le fournisseur a la capacité de vous accompagner en cas de problème. Existe-t-il un service après-vente ? Est-il éloigné de mon entreprise ? Parle-t-il ma langue ?

Au terme de ce processus, vous avez normalement sélectionné un ou deux fournisseurs, maintenant il faut que les parties fassent en sorte que la relation dure dans le temps.

Nous arrivons dans la partie la plus difficile, entretenir la relation entre un client et un fournisseur. Pour cela il faut que chaque « partie » fasse un pas vers l’autre et particulièrement dans des situations délicates.

a- Le client n’est pas le roi.

Nous avons entendu à de maintes reprises cette phrase « le client et roi ». Nous vous assurons que si la relation client/fournisseur est dans cette dynamique, elle se terminera bientôt.
En effet, les deux ont des contraintes internes (Collaborateur malade, problèmes d’approvisionnement de matière, surcharge temporaire de travail…). C’est pourquoi, comme dans un mariage, il faut à des moments clés, savoir être indulgent l’un envers l’autre, quitte à fournir un effort pour résoudre le problème temporaire de l’autre. Si la relation est saine, cet effort vous sera rendu dans le futur.

b- La précision de la demande influe sur la précision de la réponse.

Lors d’une demande d’un renseignement, d’une offre de prix ou autre, faite à un fournisseur, le client se doit de s’assurer que sa demande est suffisamment détaillée et précise s’il attend une réponse de qualité.
Il n’est pas la même chose de demander, « faites-moi une offre de prix pour l’acquisition d’une Renault CLIO » que de demander, « faites-moi une offre de prix pour une Renault CLIO, 5 portes, 5 places, avec un moteur de 1.2L et 120ch en finition Intense. »
Nous pouvons vous assurer que la première demande provoquera :

• Plusieurs relances du fournisseur pour avoir plus de précisions

Ou

• Une offre de prix qui ne correspondra pas à ce que le client souhaite.

 c- Le fournisseur doit faire des efforts

Tant que ces efforts ne sont pas insurmontables ou irréalisables, le fournisseur se doit d’être attentif aux retours de ses clients et améliorer son service ou son produit en conséquence.
En effet, certains fournisseurs avec le temps ont tendance à se « reposer sur leurs lauriers » et être suffisant avec leurs clients en répondant systématiquement par la négative aux demandes (Améliorations, points d’attention particuliers …)
Le fournisseur doit tout mettre en œuvre pour dissocier les demandes réalisables du client, pour lesquelles il doit apporter une réponse et les demandes irréalisables pour lesquelles il doit « freiner » le client.

En suivant ces étapes et conseils, vous avez toutes les clés en main pour sélectionner le bon fournisseur et construire une relation durable qui sera vertueuse à la fois pour lui et pour vous.

En conclusion, nous pouvons dire que la bonne sélection d’un fournisseur est incontournable, mais n’est seulement qu’un début.
C’est dans le temps que la relation client/fournisseur doit être forte, mais pour cela, nous avons vu que chacun devra être attentif aux retours et remarques de l’autre.